Come ridurre i costi delle forniture aziendali

La gestione efficiente delle forniture aziendali si considera come una leva strategica per migliorare la redditività e ottimizzare i flussi di cassa. In molti casi, i costi legati a materiali di consumo, servizi e dispositivi operativi incidono fino al 10% del budget complessivo. Ecco alcuni consigli.

Forniture aziendali: quali sono i costi medi mensili?

I costi delle forniture aziendali variano in funzione della dimensione dell’impresa, del settore di appartenenza e del numero di dipendenti. Detto ciò, alcune categorie di spesa sono comuni a quasi tutte le realtà produttive o di servizio e possono essere suddivise in tre macroaree principali:

• materiali di consumo e cancelleria: carta, toner, penne, dispositivi di archiviazione, stampanti e accessori informatici. In media, queste voci rappresentano il 20–25% del totale dei costi indiretti;
• prodotti per l’igiene e la manutenzione: detergenti, carta tissue, prodotti monouso, dispositivi di sicurezza, materiale per mense e aree comuni. Questa categoria può incidere fino al 15% del budget, a seconda della tipologia di attività;
• servizi esternalizzati: logistica, manutenzione, noleggio operativo, servizi di pulizia, smaltimento rifiuti e gestione energetica.

Secondo i dati di settore, un’azienda di medie dimensioni con circa 50 dipendenti può sostenere un costo mensile medio compreso tra 3.000 e 6.000 euro solo per le forniture ordinarie. La differenza principale non è data tanto dal volume di consumo, quanto dalla gestione degli approvvigionamenti, dai contratti con i fornitori e dalla capacità di monitorare le spese in tempo reale.

Consigli per ridurre i costi delle forniture

Ridurre i costi non significa semplicemente acquistare meno, bensì meglio. L’approccio corretto è tecnico e metodico, basato su analisi dei consumi, standardizzazione dei prodotti e controllo della filiera di fornitura. Facciamo qualche esempio pratico?

• acquisto all’ingrosso e partnership logistiche: il ricorso a fornitori specializzati o all’ingrosso di carta igienica,detergenti e materiali di consumo consente economie di scala e riduzione dei costi unitari;
• analisi dei consumi e benchmark di settore: l’analisi dei dati consente di individuare sprechi o forniture ridondanti;
• centralizzazione e negoziazione dei contratti: le aziende che centralizzano gli acquisti riducono in media il 15% dei costi grazie al potere contrattuale e alla semplificazione dei flussi amministrativi. L’adozione di contratti quadro con fornitori selezionati garantisce continuità e stabilità nei prezzi.

Non solo, è opportuno valutare periodicamente i contratti in essere: un confronto annuale con nuovi fornitori o la revisione dei listini può generare risparmi significativi e non compromettere la qualità dei prodotti.

Regole per i dipendenti: un modo per risparmiare

L’efficienza nelle forniture aziendali non dipende solo dai processi di acquisto, ma anche dal comportamento dei dipendenti. Una politica interna ben strutturata contribuisce alla razionalizzazione dei consumi e alla riduzione degli sprechi. Per esempio, una definizione delle linee guida interne aiuta a stabilire delle regole sull’uso dei materiali e degli strumenti condivisi. A tal proposito, il personale stesso dovrebbe essere formato e sensibilizzato attraverso incontri periodici e comunicazioni interne. Alcune aziende integrano dei piani di “saving condiviso”, in cui parte dei risparmi ottenuti grazie alla riduzione dei consumi viene destinata a incentivi o attività di welfare.  L’obiettivo è contenere la spesa creando un sistema virtuoso di consumo consapevole, in cui ogni risorsa è utilizzata in modo efficiente e tracciabile.